Telefonsystem hos ørelægen

Lad os forestille os, at ørelægen har et telefonnummer som fungerer som hovednummeret til klinikken. Her kan patienter, leverandører, samarbejdspartnere mv. ringe ind med spørgsmål eller beskeder.

Velkomstbesked:
Det allerførste som ørelægen gerne vil, er at tage professionelt imod sine patienter på telefonen. Det gør de ved at afspille en besked, der fortæller at de har ringet det rigtige sted hen:
”Du har ringet til ørelægen, et øjeblik”

Åbningstid:
Uden erhvervstelefoni og et telefonsystem vil alle have mulighed for at ringe på hovedet nummeret døgnets 24 timer. Det er man som virksomhed ikke interesseret i.

Med et moderne telefonsystem er man i stand til at have åbningstider på telefonnummeret. Det betyder, at på samme måde som i supermarkedet, at man kun kan besøge butikken i dens åbningstid.

I klinikken er dagligdagen indrettet således, at ørelægen sidder ved telefonen om morgenen og ser patienter i klinikken resten af dagen. Ørelægen vil altså gerne have mulighed for at begrænse opkald til deres hovednummer til tidsrummet kl. 8-10. Det kræver, at der skal ske 2 forskellige ting når man ringer til ørelægen, alt efter hvad tidspunkt man ringer.

Telefonsvarerbesked:
Ringer man uden åbningstiden bliver man som mødt af en telefonsvarebesked, der fortæller:
”Du har ringet uden for telefontiden, som er mandag til fredag kl. 8-10” Det er god kundeservice at oplyse, hvornår man kan ringe igen, inden for åbningstiden.

Ørelægen har valgt, at det skal være muligt at aflyse en tid, uden at man behøver at have telefonisk kontakt til ørelægen. Derfor giver man patienter mulighed for at lægge en telefonsvarebesked for at aflyse en tid, hvis man ringer uden for åbningstiden.

Det sparer tid i klinikken, at patienterne kan aflyse en tid uden at skulle tale med ørelægen og det giver ørelægen mulighed for at være fleksibel i forhold til hvornår telefonbeskeder aflyttes.

Tastevalg:
For at begrænse ventetiden på telefonen ønsker ørelægen at give patienter mulighed for at aflyse en tid, uden at have brug for personlig betjening, også selvom de ringer indenfor åbningstiden. Det er muligt ved brug af funktionen ’tastevalg’

Med tastevalg giver det patienterne mulighed for at foretage et valg, alt efter hvad det ringer om.
”Tast 1, hvis du ønsker at afbestille en tid” – hvorefter patienten bliver stillet videre til en telefonsvarer.
”Tast 2, hvis du ønsker personlig betjening” – hvorefter patienten bliver viderestillet til ørelægen.

Kø-funktion:
Når man ringer inden for åbningstiden, vil ørelægen gerne administrere de indkomne telefonopkald effektivt og sikre at patienterne ikke bliver mødt af en ’optaget tone’, hvis flere patienter ringer ind samtidig.

Det er muligt ved hjælp af en ’kø-funktion’. En kø-funktion på telefonen, fungerer på præcis samme måde, som køen ved kassen i supermarkedet. Kunderne bliver betjent i den rækkefølge som de stiller sig i kø ved kassen.

Det betyder, at ved hjælp af en kø-funktion, kan flere patienter ringe ind samtidig og vil blive sat i kø i den rækkefølge de har ringet ind. Det betyder også, at patienter ikke vil blive mødt af en ’optaget tone’, men blot vil ligge i telefonkøen, indtil det bliver deres tur.

Med en kø-funktion er det også muligt at annoncere hvilket nummer patienten er i køen. Altså ”Du er nr. 1 i køen”

Max antal kunder i telefonkøen:
For at sikre, at alle patienter i køen kan nå at blive betjent i åbningstiden, har ørelægen valgt at benytte funktionen ‘max antal i kø’. Med den funktion kan lægen begrænse kø-længden til f.eks. max 10 personer. Det betyder, at er der flere end 10 patienter der ringer til samtidig vil disse blive mødt af en besked der fortæller at: “Vi har ekstra travlt lige nu og telefonkøen er fyldt, prøv igen i morgen.

 Akut-nummer:
Ørelægen har behov for, at samarbejdspartnere, kolleger mv. har mulighed for at ringe til receptionisten alle hverdage fra 8-16. Derfor har ørelægen et ekstra telefonnummer, som har andre åbningstider end hovednummeret. På den måde kan flere forskellige interessenter ringe til klinikken, men der vil være forskellige åbningstider for de 2 numre til klinikken.